Não há nenhuma dúvida sobre os benefícios de um ERP atual em relação a sistemas antigos. Porém, como fica a comparação do SAP S/4HANA vs sistema legado quando entramos na questão financeira?

O processo de cálculo do ROI (retorno sobre o investimento) parece bastante simples: some os custos, some os benefícios e compare os dois números. No entanto, há uma série de fatores que precisam ser considerados para garantir que seus resultados sejam válidos – e úteis. É importante ter uma visão completa dos custos e benefícios, agora e no futuro, tanto para o sistema existente como para o novo sistema em avaliação.

Ou seja, não podemos somente considerar os custos de implantação de um novo ERP. É fundamental considerar os gastos que estão ocultos por trás de um sistema que não atende a organização com a mesma eficiência.

Neste artigo vamos fazer um comparativo de custos do SAP S/4HANA vs sistema legado. Confira!

3 passos para comparar os custos do SAP S/4HANA vs sistema legado

Para compararmos os custos do SAP S/4HANA vs sistema legado será preciso analisar a fundo todas as despesas que tangem o uso desses sistemas. A partir disso, é possível analisar o retorno do investimento (ROI) de ambas alternativas.

Para isso, vamos passar por três passos:

  1. Cálculo dos custos
  2. Estimativa dos benefícios
  3. Cálculo do ROI

Vamos lá?

1. Calcule os custos do ERP

A análise de custos de um sistema ERP passa por diversas variáveis. Vamos abordar as principais delas:

  • Implantação do ERP. A forma como o sistema ERP é implantado impacta significativamente as estimativas de custos. É preciso considerar a equipe do projeto, taxas de consultoria, treinamento dos usuários, entre outros custos.
  • Custos de infraestrutura. É preciso estimar o custo de atualizações e expansão – além do valor da compra inicial. Como esta é uma estimativa orientada para o tempo, todos os custos serão replicados ao longo de vários anos: hardware inicial, atualizações e manutenções contínuas, licença de software, equipamentos, taxas de rede, dispositivos dos usuários, instalações de infraestrutura, entre outros.
  • Taxa de licença ou assinatura. Aqui, você desejará fazer um orçamento para o custo de atualizações e expansão além da compra inicial. As taxas anuais podem aumentar ao longo do tempo à medida que utilizadores ou aplicações adicionais são adicionados, dependendo da estratégia de preços do fornecedor.
  • Custos recorrentes de pessoal. Estime os custos operacionais “normais” para manter seu ERP em funcionamento. Ao considerar os custos recorrentes, seja o mais realista possível e inclua uma expectativa razoável de escalada ou inflação ano após ano. Os principais itens serão uma combinação de tempo e despesas da equipe interna de TI e dos consultores – incluindo suporte, backup, correções, integrações, entre outras.

2. Estime os benefícios do ERP

Se o custo do novo sistema for superior ao custo de manutenção do sistema legado, então você precisará de benefícios adicionais suficientes para justificar a mudança – caso contrário, por que fazer a mudança?

Por exemplo, se você antecipar mais receita e alcançar margens mais altas como resultado da atualização para um novo ERP – ou se o sistema oferecer mais valor e um nível mais alto de suporte ao cliente – esses benefícios poderão ajudá-lo a racionalizar a atualização para um novo ERP.

Neste ponto, é importante documentar os benefícios e estimar seu impacto financeiro. Afinal, estamos fazendo uma comparação de custos entre SAP S/4HANA vs sistema legado. Você precisa compreender (e fazer com que os decisores compreendam) o resultado financeiro que os benefícios podem gerar – como a redução de custos com suporte, aumento da produtividade de um setor, ganhos em competitividade para estratégias de departamentos específicos ou o crescimento da taxa de lucratividade em si.

Alguns dos benefícios do novo sistema são, por natureza, um pouco mais difíceis de separar e atribuir ao novo sistema, mas vale a pena o esforço para o fazer. Na maioria dos casos, haverá muitos benefícios diretos que mais do que justificam a implementação do novo sistema. Mas documentar, planificar e estimar os benefícios indiretos ajudará no planejamento do projeto, na definição de prioridades e na medição dos resultados da implementação do ERP na organização.

Veja só alguns dos benefícios do sistema ERP que devem ser levados em consideração:

Produtividade das pessoas

  • Suporte a dispositivos móveis para permitir trabalhar em qualquer lugar e a qualquer hora
  • Melhoria da eficiência e da precisão na entrada de dados devido a procedimentos complicados e resposta lenta do sistema legado
  • Melhoria da produtividade com uma interface de usuário (IU) moderna e baseada em funções que diminui o tempo de treinamento necessário para que os usuários comecem a trabalhar
  • Auxílio para estabelecer um ambiente controlado e gerenciado para reduzir a variabilidade com processos padrão

Tomada de decisão

  • Consolidação de sistemas para reduzir imprecisões nos dados e eliminar dados redundantes
  • Centralização e gerenciamento das informações (fonte única de verdade) para tornar as comunicações intraempresariais mais eficazes e ajudar a evitar mal-entendidos e confusões
  • Acesso a Big Data com ferramentas analíticas modernas para fornecer insights para uma melhor tomada de decisões
  • Acesso a ferramentas fáceis de usar, como alertas e painéis, para permitir consultas de autoatendimento rápidas e precisas

Finanças e contabilidade

  • Simplificação dos processos financeiros e contábeis em toda a empresa
  • Agilidade nos fechamentos mensais e melhoria na precisão dos relatórios financeiros
  • Redução do estresse das auditorias porque os dados estão organizados e prontamente disponíveis, além de serem precisos e completos
  • Facilidade em obter conformidade regulatória

Operações

  • Melhoria das operações comerciais em toda a empresa e modernização dos processos desatualizados
  • Integração do comércio eletrônico ao gerenciamento de clientes e pedidos
  • Diminuição dos custos operacionais de mão de obra através de melhores sistemas de planejamento
  • Auxílio para que as compras se tornem proativas e controladas, em vez de caóticas e dependentes de agilidade
  • Redução do estoque sem aumentar a ocorrência de escassez, pedidos em atraso ou decepção do cliente por meio de melhor planejamento e controle de estoque

Tecnologia empresarial

  • Substituição da infraestrutura obsoleta que está gerando impedimento nos negócios
  • Melhorar a interação entre os sistemas de negócios dos vários departamentos
  • Consolidação de aplicativos legados independentes e redução do uso de planilhas do Excel ou soluções alternativas manuais
  • Acesso a novas tecnologias, como inteligência artificial (IA), aprendizado de máquina e Internet das Coisas (IoT)
  • Criação de um caminho para a escalabilidade com sistemas modernos projetados para crescer à medida que a empresa cresce
  • Segurança dos dados com sistemas e controles atualizados
  • Fim do problema de encontrar suporte para sistemas legados que não são mais suportados pelo fornecedor

3. Calcule o ROI do ERP

Neste ponto, você deve ter todas as informações necessárias para calcular o ROI do seu investimento em ERP usando esta fórmula:

ROI = (Benefícios – Investimento) / Investimento

Na maioria dos casos, o benefício será maior que o investimento e você acabará com um índice superior a 1.

Por exemplo, se o benefício de cinco anos usando um novo sistema for de R$ 2.000.000 e o investimento nesse mesmo tempo for de R$ 575.000, a proporção seria (R$ 2.000.000 – R$ 575.000) / R$ 575.000 = 2.479 – o que podemos arredondar para 2,5.

Multiplique essa proporção por 100 para obter a porcentagem de ROI resultante da atualização do seu sistema ERP. Em nosso exemplo, a proporção de 2,5 representa um ROI de 250%.

 

O que achou desse apanhado de informações para fazer um comparativo entre SAP S/4HANA vs sistema legado?

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