Você ficaria surpreso com a quantidade projetos que falham porque as empresas avançam sem antes realizar o planejamento necessário para um go-live de projeto bem-sucedido. Fazer a preparação certa e colocar a equipe ideal para gerenciar projetos SAP é fundamental para alcançar os resultados desejados.

Para ajudá-lo a acertar as coisas, vamos listar os principais pontos que ajudam a nortear um go-live de projeto de sucesso – mitigando riscos e com foco nas etapas que não podem ficar de fora. Confira!

6 passos para um go-live de projeto bem-sucedido

1. Encare o projeto como um agente de mudanças

Em muitas empresas, apesar de um projeto SAP ser um investimento sério, muitas vezes não recebe a atenção necessária dos gestores para alcançar os benefícios máximos. Muitas vezes, um projeto SAP é liderado pelo time de TI, com o envolvimento do CFO para controlar os custos, mas outras funções de negócios – como Vendas e Marketing, Cadeia de Suprimentos, Produção e Compras – têm envolvimento limitado em tal projeto e encaram como “apenas um projeto de TI”.

Porém, a experiência mostra que quando um projeto SAP é usado como uma ferramenta de transformação empresarial, o seu gerenciamento pode ser melhorado drasticamente. Ou seja, os projetos SAP não devem ser tratados como projetos de TI puros, mas como grandes programas de mudança de negócios, que exigem o comprometimento da alta administração de todas as funções de negócios afetadas para liderar as mudanças.

A melhor prática para um go-live de projeto bem-sucedido é usar uma metodologia clara para identificar, planejar, gerenciar e acompanhar os benefícios para o negócio, combinada com responsabilidades e comunicação clara.

2. Crie consciência na empresa e encontre parceiros

Fazendo a ponte com o tópico anterior, é perceptível que em muitos casos a TI sozinha pode não conseguir lidar com toda a complexidade de um projeto SAP. Em um projeto de grande magnitude e importância estratégica, muitos stakeholders devem estar envolvidos, desde a gestão até os departamentos especializados.

O sucesso de tal projeto depende em grande parte se todos os envolvidos estão cientes das vantagens e oportunidades da mudança. Os responsáveis de TI e do projeto devem, portanto, cuidar em tempo hábil para envolver a alta direção de perto e em um estágio inicial, divulgar o tema na empresa e ter clareza sobre os objetivos operacionais e estratégicos associados à implementação.

Além disso, pode ser uma boa ideia buscar a contratação de uma consultoria SAP parceira. Dessa forma, você obtém o auxílio de uma equipe com expertise que pode ajudá-lo a alcançar um go-live de projeto bem-sucedido. Enquanto um foca no operacional o outro foca no estratégico, por exemplo.

3. Avalie os requisitos técnicos

Quem quiser uma boa colheita deve preparar bem o terreno. E essa mesma lógica vale para um go-live de projeto bem-sucedido. Por isso, uma das etapas iniciais é verificar os pré-requisitos técnicos e relacionados aos processos que serão adotados.

Pode parecer evidente, porém em muitos casos os requisitos não são levantados de fato por todos os stakeholders e em muitos casos, pré-requisitos técnicos são percebidos apenas durante o desenvolvimento do projeto em si, o que pode gerar custos e atrasos desnecessários.

Esse também é o momento para fazer um planejamento de carga de dados – que é uma das principais causas de falhas em projetos quando não recebe a atenção necessária.

Muitas empresas não dedicam uma frente só para o projeto e esperam que a exportação do sistema atual e importação no SAP ocorrerá sem problemas. Entretanto, a falta de saneamento de dados e análise dos tempos para carga são erros bem comuns que atrasam ou mesmo “acabam” com o go-live!

4. Antecipe problemas e fique um passo à frente

Todos sabemos que não existem projetos SAP sem riscos. Mudanças nas funções das pessoas, conflitos e expectativas não totalmente atendidas… tudo isso junto pode transformar a implementação de um projeto SAP em um pesadelo.

Portanto, um bom gerente de projetos deve ser pró-ativo e estar alguns passos à frente do restante da equipe. O foco na antecipação de problemas é realmente crucial para um go-live de projeto de sucesso.

Gerenciar um projeto é muito mais do que controlar custos, gerenciar pessoas, tarefas e atividades e garantir que tudo seja executado no prazo. Então, como podemos antecipar problemas, já que os gerentes de projeto não são videntes?

Um bom gerente de projetos deve:

  • Ser orientado para o negócio, estudando a empresa e estando alinhado com a estratégia;
  • Compreender os objetivos de implementação do projeto SAP e o que a empresa deseja alcançar;
  • Estar muito próximo do desenvolvimento do projeto, sempre questionando se o que está feito é o que deveria ser feito, se foi planejado ou não;
  • Ter a capacidade de ajustar os requisitos se isso levar a melhorias reais;
  • Acompanhar as pessoas do projeto, entendendo que seus sentimentos e a forma como seu trabalho será afetado pela implementação do projeto SAP;
  • Levar em consideração que o que parece ser um problema menor ainda pode causar problemas e reduzir a produtividade da equipe.

5. Execute sessões de análise e verificação

Momentos de análise e verificação devem ser realizados no ambiente de homologação nas semanas anteriores ao o go-live de projeto.

O objetivo desse exercício é fazer uma verificação da disponibilidade e configuração do sistema – além de uma análise do desempenho de processos de negócios. Isso inclui:

  • Embora as empresas usem o ambiente de homologação para testar o software, o que elas também precisam testar é: hardware, requisito de rede e a compatibilidade da interface onde ele será implantado. Testes de unidades menores, como relatórios de amostra, painéis e modelos, precisam ser feitos com todos os dados de todos os tamanhos.
  • Além de testar os dados, é importante testar todo o sistema e processo de backup. Aqui, a empresa pode obter uma estimativa do tempo e dos recursos necessários para se dedicar aos backups.
  • Fluxo de trabalho. O teste de fluxo de trabalho é o principal critério de teste para qualquer projeto SAP, mas o que pode ser definido aqui é o fluxo do processo e o mapa. No fluxo de trabalho, o que também precisa ser decidido de antemão é o nível de direitos do usuário – direitos de aprovação e visualização que precisam ser atribuídos a todos os usuários do sistema. Decidir isso durante a própria fase de teste ajudará a empresa a implementá-lo sem mais demora no go-live de projeto.
  • Cronograma de treinamentos. Durante a fase de testes, ficará claro o tempo que a equipe precisará para treinamento. O treinamento é um fator de sucesso essencial para qualquer projeto SAP e durante a fase de testes será possível entender como os usuários estão reagindo ao novo software e quanto tempo eles levarão para se adaptar. Assim, torna-se possível agendar e planejar as capacitações.

6. Prontidão para o go-live de projeto

Finalmente está chegando o momento de transição entre o ambiente homologação e ambiente de produção. Neste momento, é hora de terminar as principais verificações de fluxo de trabalho – software e hardware, treinamento e comunicação com a equipe.

Um ou dois dias antes do go-live, a empresa precisa verificar a prontidão dos sistemas. Uma verificação de última hora do servidor, conexões ISP, linhas de suporte técnico, velocidade Wi-Fi, conectividade, etc.

Juntamente com os sistemas, verificar a prontidão das pessoas é igualmente importante. Isso inclui por exemplo, checar se a equipe tem seus IDs de usuário criados, se conhece suas funções antes que o go-live aconteça e etc.

Tudo isso deve ocorrer seguindo o cutover – prevendo cada atividade a ser executada durante e após o go-live. Neste cutover é importante incluir inclusive, a comunicação para os clientes e fornecedores sobre a transição do sistema, períodos de corte de faturamentos, pagamentos, rampa de produção e vendas nos primeiros dias pós-golive.

E por fim, a gerência também deve se concentrar em manter o nível de entusiasmo entre os funcionários, pois sua prontidão para aceitar a nova mudança é muito crucial para o sucesso do projeto.

 

O que você achou do checklist para um go-live de projeto bem-sucedido? Quer garantir o sucesso dos projetos SAP na sua empresa? Aproveite a leitura para conhecer o método ganha-ganha para projetos e melhorias SAP da Coopersap!